Comment utiliser une description de poste pour améliorer la performance du personnel

Les fiches de poste constituent un outil de gestion précieux, pourtant souvent négligé par les dirigeants et les managers. Après tout, une fois embauchés ou promus, les employés devraient savoir ce qu'ils ont à faire et s'y atteler. Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas.

Dans mes précédents articles de blog, j'ai abordé les 10 principales raisons de rédiger une fiche de poste et j'ai également montré comment en rédiger une à l'aide de mon modèle . Vous pouvez le télécharger ici , ainsi qu'un exemple de fiche de poste.

L'une des manières d'utiliser une fiche de poste est d'organiser un entretien individuel. L'objectif principal est de garantir que vous et vos collaborateurs directs ayez une compréhension commune et claire des responsabilités et des tâches liées à chaque poste. C'est également un moyen de fixer des objectifs d'amélioration des performances.

Vous avez peut-être déjà des objectifs de département ou de poste, et cela pourrait les compléter. Cependant, d'après mon expérience, les dirigeants et gestionnaires de PME définissent rarement des attentes claires en matière de performance.

L'un des principaux avantages de ce type de séance de coaching est que les personnes se sentiront davantage soutenues, et cette attention supplémentaire leur apportera la motivation nécessaire et un sentiment d'importance.

Avant de mener une séance de coaching individuel à partir de la fiche de poste, préparez-vous en identifiant les tâches prioritaires, c'est-à-dire celles qui apportent le plus de valeur à l'organisation. Cela représente généralement 20 % des tâches. Ainsi, sur 20 tâches répertoriées dans une fiche de poste, 4 sont celles qui, bien réalisées, génèrent le plus de valeur.

Étapes pour mener une séance de coaching individuelle

1. Assurez-vous que l'employé et le responsable s'accordent sur les exigences du poste. Une première réunion pourrait être nécessaire avant de passer aux étapes suivantes.
2. Discutez des points forts du poste. Demandez à l'employé ce qu'il estime bien faire, puis ajoutez vos commentaires et appuyez les siens.
3. Identifiez et discutez des tâches prioritaires, celles qui ont été bien exécutées et qui ont apporté le plus de retour sur investissement à l'organisation.
4. Discutez d'un ou deux objectifs à mettre en œuvre en lien avec les tâches de haute importance.
5. Identifiez les contraintes externes qui entravent la performance. Il peut s'agir, par exemple, d'un manque d'informations, de ressources ou de communications provenant de tiers sur lesquels l'employé n'a pas une totale maîtrise.
6. Identifiez les contraintes internes qui entravent la performance. Il peut s'agir de problèmes comportementaux tels que la motivation, la résistance au changement, mais aussi d'un manque de connaissances et de compétences pour certaines tâches.
7. Discutez des solutions à apporter aux problèmes liés aux contraintes. Demandez-leur quelles solutions ils envisagent, discutez-en et trouvez un consensus.
8. Discutez des mesures à prendre lors de la prochaine réunion, de part et d'autre, afin de surmonter les obstacles et d'avancer vers les objectifs.
9. Fixez la date de la prochaine réunion. Il est primordial de le faire avant la fin de la réunion afin d'instaurer un sentiment d'urgence et de responsabilité.
10. Ajoutez la date à votre agenda et/ou à votre calendrier partagé.

Cette approche peut être utilisée à tous les niveaux de l'organisation, y compris au sommet, avec le propriétaire ou le PDG. Si elle n'est pas appliquée dans toutes les organisations, grandes ou petites, le dirigeant risque de se retrouver à effectuer une partie du travail de ses managers, et ainsi de suite. J'aborderai ce sujet plus en détail dans de prochains articles.

Veuillez partager vos expériences concernant l'application de cette approche ou d'approches similaires pour améliorer les performances grâce à la clarification des rôles et au coaching individuel.

Stephen Goldberg

Formateur et coach d'entreprise